La miglior soluzione per la conservazione sostitutiva
La nostra soluzione per la Conservazione Sostitutiva è SMART DMS che ti permette di conservare a norma i tuoi documenti senza pensieri.
Grazie alla partnership con 2C Solutions, ente accreditato AgiD per la conservazione digitale e certificato ISO 27001, offriamo una soluzione 100% legale, sicura, veloce e affidabile.
Perchè conservare digitalmente i propri documenti?
La legge prevede in più casi l’obbligo di conservare i documenti e, dove non previsto, sarebbe bene disporre di un proprio archivio personale. Ma con la tecnologia che avanza, l’utilizzo della carta, in quasi tutti i contesti, non è più proponibile.
Per garantire ai documenti informatici (file) l’autenticità legale anche a fine probatorio, è indispensabile seguire delle corrette procedure di conservazione che garantiscano ai documenti stessi, le caratteristiche di affidabilità, leggibilità, reperibilità e integrità come per le versioni cartacee.
I riferimenti normativi per queste procedure sono stabiliti dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005, modificato dal D.Lgs. n. 217/2017).
Come funziona Smart DMS?
Grazie a Smart DMS potrai:
- Ordinare e fascicolare i file, permettendoti di ricercare i documenti tramite un motore di ricerca interno avanzato, semantico, in grado di guidarti nella ricerca di parole e frasi.
- Accedere a tutti i documenti da qualsiasi dispositivo, in ogni momento, con la massima sicurezza. Tramite un file log potrai inoltre tenere traccia di tutte le attività svolte.
- Decidere chi ha accesso alla consultazione dei documenti, fornendo i permessi che ritieni opportuni, il tutto in un’area sicura, veloce, affidabile e integrabile.
- Gestire la fatturazione elettronica e la firma digitale, che ha validità legale e consente un rapido trasferimento dei documenti.
Quali sono i vantaggi?
Con Smart DMS riuscirai a:
- Essere sempre in linea con le leggi e la tecnologia moderna: con l’impiego di strumenti di digitalizzazione richiesti dalla legge, oltre ad essere in regola, la tua azienda sarà più competitiva sul mercato.
- Risparmiare sui costi: la digitalizzazione è competitiva e meno costosa, non devi occupare spazi per l’archiviazione e tutta la sicurezza può essere trasferita a una realtà come la nostra per risparmiare ulteriormente.
- Avere un asset tecnologico avanzato: puoi accedere ai tuoi documenti quando vuoi e come vuoi in tutta sicurezza, semplificando le operazioni di lavoro quotidiano con tutti i collaboratori e con la tua clientela.
- Lavorare in sicurezza e trasparenza: i file conservati secondo le procedure previste dalla legge hanno un alto livello di sicurezza, trasparenza e validità legale e possono essere utilizzati a fini probatori.
Quali documenti potrai digitalizzare?
Documenti contabili
- Allegati ai documenti fiscali
- dichiarazioni di intento
- modelli di dichiarazione
- modelli di versamento e di comunicazione
Libri e registri societari
- libro cespiti
- libro giornale
- libro mastro
- inventario
- registro acquisti regime margine metodo globale
- registri (acquisti, corrispettivi, cronologici, dichiarazioni, magazzino, vendite, IVA, vendite regime margine metodo globale, carico scarico regime margine metodo analitico).
Ciclo attivo e passivo
- contratti clienti
- fatture attive
- copia pdf fatture elettroniche attive
- offerte clienti
- ordini di vendita
- fatture passive
- copia fattura passive elettroniche in pdf
- ordini di acquisto
- offerte di acquisto
Gestione del personale
- certificazione unica
- LUL
- LUL calendario
- LUL riepilogativo
- UNI ISO 9001:2015
- UNI ISO 27001:2013
- UNI ISO 27017
- UNI ISO 27018
- Certificazione eIDAS
- Conservatore AGID
- Access Point PEPPOL Certificato
- Sede territoriale ANORC
- Canale Accreditato FE
- SOC (Security Operation Center)
